La transparència es fa per escrit

Queden escassos dies per arribar a final d’any i consumar el 2013 per rebre el 2014. Això per a la majoria d’empreses suposa el tancament de l’any econòmic que, durant el pròxim semestre, hauran de presentar amb els resultats econòmics i financers d’aquest any i les activitats portades a terme per la companyia dins de la memòria anual financera. Com bé ja hem dit, la memòria financera és un document que presenta la informació del balanç de situació i el compte de resultats de la societat de l’any que s’ha consumat. Generalment també s’hi exposen èxits que l’entitat ha assolit durant l’any en qüestió i reptes futurs.

Es facilita principalment als accionistes, però també va dirigida a la junta directiva, socis i al públics en general. Està a la disponibilitat de tots per tal de crear un clima de confiança amb els públics, sobretot financers, fomentar la compra d’accions per part dels inversors, crear una bona imatge de la companyia i informar als accionistes del desenvolupament econòmic de l’entitat en l’exercici anterior. L’ús d’aquesta tècnica facilita la relació entre empresa i els diversos públics, ja que posa al coneixement de tots la informació empresarial i això afavoreix que les persones interessades se sentin més a prop i part de l’empresa. La transparència és fonamental per a aquest vincle de confiança.

Les memòries solen ser presentades en suport paper, ja que es tracta de continguts formals i seriosos. Aquest suport garanteix la veracitat de la informació. La comunicació escrita és la millor per justificar-se i convèncer. Encara que amb la forta presència d’Internet en la vida quotidiana, en els últims anys moltes empreses aposten per publicar-ho online, en format digital, de manera que és un document disponible en qualsevol moment, immediat i a qualsevol lloc. A més, a l’empresa li comporta menys gasto d’impressió.

Una estructura estàndard d’aquesta és formada per un portada on hi consta necessàriament el títol, l’any, el nom de l’empresa i el logotip. A la segona pàgina trobaríem l’índex. I seguidament figura la carta del president o director (informació institucional), un resum d’allò més destacat de l’any (informació tècnica), informacions empresarials (que inclou: nom d’accionistes, quadres directius de l’empresa, ubicació de l’empresa i les filials i serveis que ofereix), la informació financera (el balanç de situació i el compta de resultats), la informació borsàtil (capital social, cotització de les accions, repartiment del capital, política de distribució del dividends, etc.) i finalment, la informació addicional (obra social, mediambiental, RCS, plans d’expansió, enquestes i dades sobre la companyia, etc.)

Un exemple d’aquesta tècnica és la memòria anual del 2012 d’Inditex. Una memòria extensa de 328 pàgines on s’hi recull gran part de la informació de l’empresa. 

En el cas de la multinacional del sector del tèxtil segueix un format dividit en els següents apartats: una introducció sobre l’informe, dades del 2012 sobre el negoci amb la carta del president inclosa,  altres apartats són també la descripció del seu model de negoci sostenible, el govern corporatiu d’Inditex amb el codi de conducte, els reptes i perspectives orientats amb la responsabilitat i el compromís i, finalment, les dades de l’exercici.  A més de les dades detallades purament financeres, el manual és una eina que permet informar sobre el balanç social, sobre les accions de RCS que dur a terme l’empresa i la preocupació i compromís que té per el seu entorn. La memòria és molt visual, el text va acompanyat de fotografies, gràfics, taules o dibuixos. La maquetació ha de ser adequada amb un disseny atractiu i que s’adeqüi a l’organització que representa.

Memòria anual Inditex 2012. “Código de conducta”

Memòria anual Inditex 2012. “Desempeño. Balance de situación”

Memòria anual Inditex 2012. “Desafíos y perspectivas”

En definitiva, la memòria anual es tracta d’una activitat voluntària per part de les empreses, però que si s’efectua correctament és molt ben valorada per els agents socials i econòmics. Ja que suposa una transparència i objectivitat de l’activitat professional de les organitzacions. El document pot arribar a tenir un valor estratègic per l’empresa, ha d’estar orientat al públic objectiu que es vol dirigir, i si està ben enfocat pot convertir-se en un material promocional que genera un valor afegit a la companyia.